تحقق قائمة — ما هو؟ كيف تصنع قائمة مراجعة؟

لديك وقت لفعل كل شيء ، لننسى شيئًا ولا تخطئ في أي شيء! سوف يفاجأ ، ولكن مع مثل هذه الأفكار أن العديد من الناس الحديثين يذهبون إلى الفراش أو يستيقظون في الصباح. ما هي الطرق والأدوات الوحيدة التي لا تستخدم لزيادة الإنتاجية المهنية والشخصية. شخص ما يضع المنبه والتذكير على الأجهزة الإلكترونية الشخصية ، شخص ما "بالطريقة القديمة" يلصق كل شيء من حوله مع الملصقات الملونة. ولكن هناك خيار واحد مناسب بالفعل — قائمة التحقق. ما هي هذه الأداة السحرية المناسبة للجميع؟

قوائم السحر فحص على الرحلات الجوية

تحقق من ورقة ما هو عليه ويعتقد أن قوائم التحقق الأصلية بدأت تستخدم في الطيران. يشمل التحكم في الطائرات عددًا من العمليات المعقدة في تسلسل معين. وبدون نظام للتذكير ، يمكن حتى للخطاب الذي يمتلك خبرة مع مساعد أن يخطئ ، وأن الأخطاء في مثل هذه المسألة يمكن أن تحمل عواقب تامة. هذا هو السبب في أن الطيران إضافية "التأمين" لكل رحلة تقدم قائمة مرجعية. ما هذا؟ في جوهرها ، قائمة تتكون من الإجراءات الفردية اللازمة للتنفيذ ، في هذه الحالة مرتبة بالتسلسل الصحيح. وبما أن هذه الأداة تعمل بشكل مثالي في مجال الطيران ، فقد اعتمدها مدنيون أيضا ، الذين لا تزال مهنهم بعيدة عن الطيران.

من سيستفيد من قوائم المراجعة ومن ماذا؟

ورقة الاختيار

ستكون أنظمة التذكير اليومية مفيدة لأي شخص يريد زيادة الإنتاجية الشخصية. إدارة الوقت هي مجال من مجالات المعرفة ، يمكن استخدام المبادئ والتقنيات الأساسية بشكل جيد من قبل مدير ، ورجل أعمال مبتدئ ، وأي ربة منزل. فقط التفاصيل تتغير ، لأن كل نوع من النشاط له خصوصياته الخاصة. في نموذج قياسي ، قائمة التحقق هي قائمة من الإجراءات والمهام. ولكن إذا لزم الأمر ، يمكنك تجميعها في شكل قائمة ببعض العناصر المنفصلة. يحتفظ الكثيرون بقوائم التسوق — وهي في الواقع أيضًا قوائم تحقق ، بالإضافة إلى أي وصفة مكتوبة بواسطة عمود في شكل مجموعة من المكونات مع توصيات للجرعة. بالمناسبة ، في جميع مؤسسات تقديم الطعام تقريبًا ، يتم تعليق هذه التذكيرات في المطبخ للطهاة ، حتى يتمكنوا من الطهي بشكل أسرع باستخدام نصائح حول وزن الحصة وكل منتج محدد يستخدم في طبق معين. في معظم الأحيان ، يتم إنشاء قائمة مرجعية لشخص واحد ، ولكن إذا تم حل مهمة معينة من قبل مجموعة من الأفراد ، ستساعد القائمة أيضًا. في هذه الحالة ، من الضروري كسر هدف الحالة / النهاية إلى عناصر فرعية ، سيقوم كل موظف بتنفيذها. وعلاوة على ذلك ، يتم تعيين كل مهمة لمقاول معين ، وإذا لزم الأمر ، فإنه يرسم لنفسه على مراحل في قائمة مرجعية شخصية.

القواعد العامة للكتابة

إذا كنت تريد أن تكون أكثر إنتاجية وأن تفعل المزيد دون أي ضجة ، فقد حان الوقت لمحاولة جعل قائمة التحقق الأولى. يجب أن يكون لهذه الخطة بنية واضحة ومظهر جذاب. ومن المرغوب أيضًا الالتزام بالتسلسل الزمني (يمكنك التخلي عنه إذا كانت جميع المهام دائمة). تجنب نقاط طويلة ، فمن المستحسن أن يتم التعبير عن كل مهمة من 3-4 كلمات ، وتأكد من استخدام الأفعال. كيفية عمل قائمة مرجعية ستعمل؟ الأمر بسيط — اختر تنسيقًا مناسبًا لنفسك: ورقة ، أو مذكرة على الهاتف أو ملف على الكمبيوتر. إجمالاً ، يجب أن يكون لديك عمودين ، أولهما سيحتوي على الرقم ويقوم بصياغة المهمة نفسها ، وسيقوم الثاني بتحديدها عند اكتمالها. ينصح الخبراء بعدم تجاوز الحالات ، أي تحديدها أو تحديدها.

صياغة المهام بشكل صحيح

كيفية جعل ورقة الاختيار لكي تبدأ قوائم التحقق بالفعل في العمل ، من المهم معرفة كيفية صياغة المهام بشكل صحيح. الحالات التي يتم تنفيذها بانتظام ، لا يمكنك الكتابة على العناصر الفرعية ، ولكن يجب تقسيم المهام والواجبات لمرة واحدة إلى عناصر فرعية. على سبيل المثال: من المرغوب فيه تسجيل المفاوضات مع العملاء الجدد مع 3 علامات على الأقل ، مع التركيز على الموضوعات التي تحتاج إلى مناقشتها. إذا كنت بحاجة إلى إرسال تقرير يومي ، فسنكتب المهمة في فقرة واحدة. تأكد من كتابة كل شيء يمكنك نسيانه حقًا. لتقليل وقت القيام بالأشياء ، يمكنك أيضًا إنشاء قوائم تدقيق مفصلة في قائمة التحقق ، على سبيل المثال ، إدخال معلومات جهة الاتصال الخاصة بالأشخاص الذين تخطط للاتصال بهم.

نصائح مفيدة

تحقق من ملء ورقة ينصح بعض مخططي الأعمال بتدوين المهام كما لو كانوا قد اكتملت بالفعل. وفقا لذلك ، الكتابة ليست "ضرورية للقيام …" ولكن "…. فعلت!". هذه طريقة فعالة تمامًا من وجهة نظر علم النفس ، ولكن الأمر سيستغرق بعض الوقت للتعود عليها. مريحة للاستخدام ووضع العلامات. اختر الخيار الأكثر ملاءمة لك: التمييز ، تسطير أسفل السطر. ولكن حاول عدم المشاركة في الاختيار ، وإلا ستحصل على قائمة مرجعية ملونة ومشرقة للغاية. يجب أن يتم ملء قائمة المهام بلون واحد ، ويجب ألا يستخدم أكثر من لونين ، مع ملاحظة أهمها.

لا تحاول التقاط كل شيء

وضع ورقة الاختيار سؤال شائع بين أولئك الذين بدأوا للتو في العمل مع قوائم المهام: التحقق من القائمة — ما هي ، خطة العمل للأسبوع أو يوميا؟ يجب تسجيل الأهداف والأفعال طويلة الأجل بشكل منفصل. قائمة التحقق هي قائمة مصغرة ، مصممة ليوم واحد. يجب ألا يتجاوز إجمالي عدد النقاط 20. وإلا ، فإما أن تخفق أو تعيبًا ، وكل من هذه الخيارات ليس له علاقة بالإنتاجية. يمكن جعل قائمة التحقق من مساء عادي أو طقوس الصباح. في نهاية اليوم ، حان الوقت للبحث في قائمتك ومعرفة ما إذا كانت جميع الحالات المخطط لها قد اكتملت إلى المدى المطلوب.

التحقق مطلوب

لذلك ، لنفترض أنك انتهيت من إنشاء قائمة التحقق الأولى. ماذا تفعل بعد ذلك؟ الأمر بسيط ، والآن حان الوقت لقراءته والتحقق من ذلك بعناية. أولاً ، من المهم أن لا ننسى شيئًا وأن لا ننسى. ثانيًا ، أثناء التدقيق ، يمكنك تصحيح شيء ما وإضافته إذا لزم الأمر. وفقط إذا كان كل شيء يناسبك ، يمكنك أن تأخذ قائمة الاختيار للعمل. حاول ألا تنسى تدوين ملاحظات حول تنفيذ الحالات في الوقت المناسب. إذا بدا لك أن إنشاء قوائم مرجعية طويل وصعب ، فنحن في عجلة من أمرنا لإقناعك. لتوفير الراحة ، يمكنك تخزين بعض القوالب ، على سبيل المثال ، قوائم لتجميع الأشياء في رحلة عمل ، أو المهام الأساسية لكل يوم (شريطة تكرارها). في المتوسط ​​، يستغرق ملء قائمة المراجعة ما لا يزيد عن 10-15 دقيقة مع التحقق ، فمن المهم فقط اختيار وقت لا يشتكي فيه أي شخص ولا شيء.

أداة التحليل

إنشاء أوراق الاختيار قائمة التحقق ليست مجرد أداة للتذكير وزيادة الإنتاجية. يمكنك أيضًا استخدام قوائم المهام في بيئة الشركة. يمكن للمدير إنشاء قوائم مرجعية لمرؤوسيه ومراقبة المساعدة والتحكم في عملية تنفيذ المهام. هذه الأداة مفيدة أيضًا إذا كنت قد بدأت للتو العمل على نفسك ، وتبحث عن أنسب الطرق والخيارات لتوزيع النشاط اليومي. في هذه الحالة ، تحتاج أيضًا إلى التحقق يوميًا من عدد المهام المكتملة والمهام التي لم يتم حلها أو النسبة المئوية لها ، ثم إنشاء برنامج جديد في اليوم التالي استنادًا إلى النتائج التي تم الحصول عليها. اتضح أن السؤال: "التحقق من قائمة — ما هو؟" يمكن الإجابة على النحو التالي: أداة لزيادة وتقييم الإنتاجية.